Integritetspolicyer | Privacy policies

Introduktion

Gäller från och med 1 maj 2022

För att vi ska kunna erbjuda våra tjänster behöver vi behandla dina personuppgifter. Vi värnar om din personliga integritet och det är viktigt för oss att du förstår hur vi hanterar dina personuppgifter. Den här integritetspolicyn syftar till att informera dig om vilka personuppgifter vi behandlar, varför och hur vi behandlar dem, vilka rättigheter du har och vilket ansvar vi har för dina personuppgifter.

Det här gäller om du är:

• kund, leverantör eller samarbetspartner,
• rättighetshavare.

Kontakt

Om du har frågor eller synpunkter, eller om du vill utöva dina rättigheter kan du kontakta oss per mejl till [email protected] eller per telefon på 08-545 667 00. Du kan också skriva till ”Dataskydd”, Copyswede, Alströmergatan 12, 112 47 Stockholm.

Klagomål

Integritetspolicyn kan komma att uppdateras. Du hittar alltid den senaste versionen av integritetspolicyn här på vår webbplats.

Om du anser att dina personuppgifter behandlas i strid med gällande rätt kan du lämna in ett klagomål till oss eller till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).

Integritetspolicy för kunder, leverantörer, samarbetsparter

För att vi ska kunna erbjuda våra tjänster behöver vi behandla dina personuppgifter som kund, leverantör eller samarbetspartner. Vi värnar om din personliga integritet och det är viktigt för oss att du förstår hur vi hanterar dina personuppgifter. Den här integritetspolicyn syftar till att informera dig om vilka personuppgifter vi behandlar, varför och hur vi behandlar dem, vilka rättigheter du har och vilket ansvar vi har för dina personuppgifter.

Vad menas med personuppgifter?

Med personuppgifter avses all information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet. Exempel på personuppgifter är namn, adress, personnummer, telefonnummer och e-postadress.

Vem ansvarar för dina personuppgifter?

Copyswede ekonomisk förening, organisationsnummer 769602-0036, är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som behandlas i Copyswedes verksamhet.

Vår behandling av dina personuppgifter som kund, leverantör eller samarbetspartner

Vilket är ändamålet med vår personuppgiftsbehandling?

Om du är kontaktperson hos en kund, leverantör eller samarbetspartner till Copyswede så samlar vi in de uppgifter som behövs för att upprätthålla vår relation.

Vilka personuppgifter samlar vi in?

För kontaktpersoner hos kunder, leverantörer och samarbetspartners kan vi samla in till exempel namn, roll och kontaktuppgifter.

Hur samlar vi in personuppgifterna?

Vi samlar in personuppgifter direkt från dig eller från din huvudman.

På vilken rättslig grund behandlar vi dina personuppgifter?

Vår personuppgiftsbehandling sker antingen för att fullgöra avtal, eller med hänsyn till vårt berättigade intresse att vårda vår relation till kunder, leverantörer och samarbetspartners.

Vi kan lämna ut dina personuppgifter till en tredje part om det krävs för att vi ska kunna fullfölja våra avtal eller på grund av rättsliga förpliktelser. Ett exempel är när vi delar uppgifter med våra samarbetsorganisationer för att kunna administrera ersättningar för rättighetshavare. I de här fallen är den tredje parten alltid personuppgiftsansvarig. Vi kan också komma att lämna ut uppgifter till statliga myndigheter (polisen, Skatteverket eller andra myndigheter) om vi är skyldiga att göra det enligt lag.

Utlämning av personuppgifter

Vi har också leverantörer som behandlar personuppgifter för vår räkning och enligt våra instruktioner. Detta kan vara till exempel företag som tillhandahåller nödvändig drift av teknisk support och underhåll av våra it-system. Dessa leverantörer är bundna i avtal att inte använda dina personuppgifter för något annat ändamål än för att tillhandahålla den avtalade tjänsten på de villkor vi anger och i enlighet med gällande lagar och regler. Vi är då fortfarande personuppgiftsansvariga.

Utlämnande av personuppgifter till tredje land

Dina personuppgifter lämnas inte ut till land utanför EU/EES.

Hur skyddar vi dina personuppgifter?

Vi skyddar dina personuppgifter via olika säkerhetsåtgärder i våra arbetsprocesser och tekniska lösningar. Endast de medarbetare som faktiskt behöver behandla dina personuppgifter har tillgång till dem.

Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Vi sparar inte dina personuppgifter längre än vad som är nödvändigt för att uppfylla något av ändamålen personuppgifterna samlades in för, eller för att efterleva krav i lag eller förordning, tillsynsmyndighets begäran eller föreläggande från domstol. Vi rensar löpande de uppgifter som inte längre behövs av något av ovanstående skäl.

Vilka är dina rättigheter?

I enlighet med gällande personuppgiftslagstiftning har du ett antal rättigheter rörande vår behandling av dina personuppgifter.

Rätt att veta vem som behandlar vad, och varför

Du har rätt att få information om hur dina uppgifter behandlas. Detta innefattar information som:

• hur länge vi sparar dina uppgifter,
• vem vi kan komma att dela dina uppgifter med,
• dina grundläggande dataskyddsrättigheter,
• om dina uppgifter kommer att överföras utanför EU,
• din rätt att lämna in klagomål,
• hur du tar tillbaka ditt samtycke, om du har lämnat det.

Rätt att få tillgång till dina uppgifter

Du har rätt att utan kostnad få tillgång till de uppgifter vi har om dig.

Rätt att invända

Om vi behandlar dina personuppgifter utan ditt samtycke har du rätt att invända mot behandlingen. För att göra detta måste du specificera vilken behandling du invänder mot. Om vi skall kunna fortsätta med sådan behandling, måste vi visa att det finns tvingande berättigade skäl till att personuppgifterna behandlas som väger tyngre än dina intressen.

Rätt att korrigera dina uppgifter

Om du tror att våra uppgifter om dig är felaktiga eller ofullständiga har du rätt att begära att de korrigeras.

Rätt att få uppgifter borttagna och bli bortglömd

Om vi har begärt ditt samtycke för att behandla dina uppgifter, kan du be oss att sluta behandla dem genom att ta tillbaka ditt samtycke. Om vi inte har andra juridiska skäl till behandlingen ska vi upphöra med behandlingen. Om vi saknar rättslig grund för att behandla dina personuppgifter så kan du begära att uppgifterna raderas.

Begränsning av uppgifter

Du har rätt att begära att vår behandling av dina personuppgifter begränsas så att de endast får behandlas för vissa avgränsade syften. Du kan begära begränsning:

• om du bestrider att uppgifterna är korrekta under tiden utredning sker,
• om behandlingen är olaglig och du motsätter dig att personuppgifterna raderas och i stället begär en begränsning av användningen,
• om vi inte längre behöver personuppgifterna för ändamålen med behandlingen men du behöver dem för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara sina rättsliga anspråk,
• i väntan på kontroll av om det är dina eller våra berättigade skäl som väger tyngst vid en invändning mot behandlingen.
• om du bestrider att uppgifterna är korrekta under tiden utredning sker,
• om behandlingen är olaglig och du motsätter dig att personuppgifterna raderas och i stället begär en begränsning av användningen,
• om vi inte längre behöver personuppgifterna för ändamålen med behandlingen men du behöver dem för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara sina rättsliga anspråk,
• i väntan på kontroll av om det är dina eller våra berättigade skäl som väger tyngst vid en invändning mot behandlingen.

Om behandlingen har begränsats enligt någon punkt ovan får vi bara, utöver själva lagringen, behandla uppgifterna för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk, för att skydda någon annans rättigheter eller ifall du lämnat ditt samtycke.

Rätt att flytta dina uppgifter

Om vår rätt att behandla dina personuppgifter grundas på ditt samtycke eller fullgörande av avtal med dig har du rätt att begära att få de uppgifter som rör dig och som du har lämnat till oss överförda till en annan personuppgiftsansvarig. Detta gäller när överföringen är teknisk möjlig och kan ske automatiserat.

Kontakt

Om du har frågor eller synpunkter, eller om du vill utöva dina rättigheter kan du kontakta oss per mejl till [email protected] eller per telefon på 08-545 667 00. Du kan också skriva till ”Dataskydd”, Copyswede, Alströmergatan 12, 112 47 Stockholm.

Klagomål

Om du anser att dina personuppgifter behandlas i strid med gällande rätt kan du lämna in ett klagomål till oss eller till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).

Integritetspolicyn kan komma att uppdateras. Du hittar alltid den senaste versionen av integritetspolicyn här på vår webbplats.

Integritetspolicy för rättighetshavare

För att vi ska kunna erbjuda våra tjänster behöver vi behandla dina personuppgifter som rättighetshavare. Vi på Copyswede värnar om din personliga integritet och det är viktigt för oss att du förstår hur vi hanterar dina personuppgifter. Den här integritetspolicyn syftar till att informera dig om vilka personuppgifter vi behandlar, varför och hur vi behandlar dem, vilka rättigheter du har och vilket ansvar vi har för dina personuppgifter.

Vad menas med personuppgifter?

Med personuppgifter avses all information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet. Exempel på personuppgifter är namn, adress, personnummer, telefonnummer och e-postadress.

Vem ansvarar för dina personuppgifter?

Copyswede ekonomisk förening, organisationsnummer 769602-0036, är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som behandlas i Copyswedes verksamhet.

Vår behandling av dina personuppgifter som rättighetshavare

Vilket är ändamålet med vår personuppgiftsbehandling?

Om du är rättighetshavare så samlar vi in den information som behövs för att vi ska kunna fördela och betala ut upphovsrättsliga ersättningar till dig. Uppgifterna kan också användas för att förvalta och utveckla våra processer och it-system.

Vilka personuppgifter samlar vi in?

Personuppgifter som vi samlar in är bland annat namn, personnummer, kontaktuppgifter, medverkan i produktioner, ersättningar och eventuella bolag som ersättningar ska betalas ut till.

Hur samlar vi in personuppgifterna?

Vi samlar in personuppgifter direkt från dig, till exempel när vi begär in kontrakt som visar att du varit med i en film- eller tv-produktion. Vi hämtar också in uppgifter om dig ifrån olika offentliga register som IMDB, svensk filmdatabas, eller från eftertexter i program du medverkat i. Uppgifter om din medverkan i produktioner kan vi även hämta från producenter, tv-bolag och Copyswedes medlemsorganisationer.

På vilken rättslig grund behandlar vi dina personuppgifter?

Vår personuppgiftsbehandling är nödvändig för att vi ska kunna fullgöra rättsliga förpliktelser, exempelvis för att vi ska kunna betala ut ersättningar och förvalta rättigheter i enlighet med lagen om kollektiv förvaltning av upphovsrätt (LKFU), samt för att följa skattelagstiftning och för att fullgöra bokföringsskyldigheten.

Utlämning av personuppgifter

Vi kan lämna ut dina personuppgifter till en tredje part om det krävs för att vi ska kunna fullfölja våra avtal eller på grund av rättsliga förpliktelser. Ett exempel är när vi delar uppgifter med våra samarbetsorganisationer för att kunna administrera ersättningar för rättighetshavare. I de här fallen är den tredje parten alltid personuppgiftsansvarig. Vi kan också komma att lämna ut uppgifter till statliga myndigheter (polisen, Skatteverket eller andra myndigheter) om vi är skyldiga att göra det enligt lag.

Vi har också leverantörer som behandlar personuppgifter för vår räkning och enligt våra instruktioner. Detta kan vara till exempel företag som tillhandahåller nödvändig drift av teknisk support och underhåll av våra it-system. Dessa leverantörer är bundna i avtal att inte använda dina personuppgifter för något annat ändamål än för att tillhandahålla den avtalade tjänsten på de villkor vi anger och i enlighet med gällande lagar och regler. Vi är då fortfarande personuppgiftsansvariga.

Utlämnande av personuppgifter till tredje land

Personuppgifter kan komma att överföras till tredje land om så krävs för att Copyswede ska kunna fullgöra sina rättsliga förpliktelser eller åtaganden mot rättighetshavarorganisationer.

All sådan överföring sker med en situationsanpassad skyddsnivå och med stöd av GDPR.

De särskilda skyddsåtgärder som Copyswede använder vid en överföring av personuppgifter till ett tredjeland är:

• När EU-kommissionen har beslutat om att ett land utanför EU/EES garanterar en adekvat skyddsnivå. Vad som menas med adekvat skyddsnivå är att det landet uppställer ett tillräckligt skydd för personuppgifter som motsvarar det som GDPR erbjuder. Detta innebär att personuppgifter kan överföras till det landet på samma sätt som ett land inom EU/EES
  Här listas de länder som EU-kommissionen beslutat har en adekvat skyddsnivå.
• Om tredjelandet inte anses ha en adekvat skyddsnivå kommer Copyswede att ingå bindande standardavtalsklausuler, Standard Contractual Clauses (SCC) som har beslutats av EU-kommissionen. Detta innebär som regel att om Copyswede ingår avtal som innehåller standardavtalsklausuler med ett land utanför EU/EES är överföringen av personuppgifter till den avtalsparten i det landet tillåten.
  Läs mer om standardavtalsklausulerna här eller ladda ner Frågor och svar som pdf.

Hur skyddar vi dina personuppgifter?

Vi skyddar dina personuppgifter via olika säkerhetsåtgärder i våra arbetsprocesser och tekniska lösningar. Endast de medarbetare som faktiskt behöver behandla dina personuppgifter har tillgång till dem.

Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Vi sparar inte dina personuppgifter längre än vad som är nödvändigt för att uppfylla något av ändamålen personuppgifterna samlades in för, eller för att efterleva krav i lag eller förordning, tillsynsmyndighets begäran eller föreläggande från domstol. Vi rensar löpande de uppgifter som inte längre behövs av något av ovanstående skäl.

Vilka är dina rättigheter?

I enlighet med gällande personuppgiftslagstiftning har du ett antal rättigheter rörande vår behandling av dina personuppgifter.

Rätt att veta vem som behandlar vad, och varför

Du har rätt att få information om hur dina uppgifter behandlas. Detta innefattar information som:

• hur länge vi sparar dina uppgifter,
• vem vi kan komma att dela dina uppgifter med,
• dina grundläggande dataskyddsrättigheter,
• om dina uppgifter kommer att överföras utanför EU,
• din rätt att lämna in klagomål,
• hur du tar tillbaka ditt samtycke, om du har lämnat det.

Rätt att få tillgång till dina uppgifter

Du har rätt att utan kostnad få tillgång till de uppgifter vi har om dig.

Rätt att invända

Om vi behandlar dina personuppgifter utan ditt samtycke har du rätt att invända mot behandlingen. För att göra detta måste du specificera vilken behandling du invänder mot. Om vi skall kunna fortsätta med sådan behandling, måste vi visa att det finns tvingande berättigade skäl till att personuppgifterna behandlas som väger tyngre än dina intressen.

Rätt att korrigera dina uppgifter

Om du tror att våra uppgifter om dig är felaktiga eller ofullständiga har du rätt att begära att de korrigeras.

Rätt att få uppgifter borttagna och bli bortglömd

Om vi har begärt ditt samtycke för att behandla dina uppgifter, kan du be oss att sluta behandla dem genom att ta tillbaka ditt samtycke. Om vi inte har andra juridiska skäl till behandlingen ska vi upphöra med behandlingen. Om vi saknar rättslig grund för att behandla dina personuppgifter så kan du begära att uppgifterna raderas.

Begränsning av uppgifter

Du har rätt att begära att vår behandling av dina personuppgifter begränsas så att de endast får behandlas för vissa avgränsade syften. Du kan begära begränsning:

• om du bestrider att uppgifterna är korrekta under tiden utredning sker,
• om behandlingen är olaglig och du motsätter dig att personuppgifterna raderas och i stället begär en begränsning av användningen,
• om vi inte längre behöver personuppgifterna för ändamålen med behandlingen men du behöver dem för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara sina rättsliga anspråk,
• i väntan på kontroll av om det är dina eller våra berättigade skäl som väger tyngst vid en invändning mot behandlingen.

Om behandlingen har begränsats enligt någon punkt ovan får vi bara, utöver själva lagringen, behandla uppgifterna för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk, för att skydda någon annans rättigheter eller ifall du lämnat ditt samtycke.

Rätt att flytta dina uppgifter

Om vår rätt att behandla dina personuppgifter grundas på ditt samtycke eller fullgörande av avtal med dig har du rätt att begära att få de uppgifter som rör dig och som du har lämnat till oss överförda till en annan personuppgiftsansvarig. Detta gäller när överföringen är teknisk möjlig och kan ske automatiserat.

Kontakt

Om du har frågor eller synpunkter, eller om du vill utöva dina rättigheter kan du kontakta oss per mejl till [email protected] eller per telefon på 08-545 667 00. Du kan också skriva till ”Dataskydd”, Copyswede, Alströmergatan 12, 112 47 Stockholm.

Klagomål

Om du anser att dina personuppgifter behandlas i strid med gällande rätt kan du lämna in ett klagomål till oss eller till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).

Integritetspolicyn kan komma att uppdateras. Du hittar alltid den senaste versionen av integritetspolicyn här på vår webbplats.

Introduction

Applicable from and including 1 May 2022

We need to process your personal data to enable us to offer our services. We care about your personal privacy and it is important to us that you understand how we process your personal data. The purpose of this Privacy Policy is to inform you about what personal data we process, why and how we process it, what rights you have and what responsibility we have for your personal data.

This applies if you are:

• A customer, supplier or cooperating partner
• A rightholder

Contact

You can contact us by email at [email protected] or by telephone on +46 (0)8-545 667 00 if you have any questions or comments or if you wish to exercise your rights. You can also write to ‘Dataskydd’ (Data Protection), Copyswede, Alströmergatan 12, 112 47 Stockholm, Sweden.

Complaints

You can lodge a complaint with us or with the Swedish Authority for Privacy Protection if you consider that your personal data is being processed in violation of applicable law.

This Privacy Policy may be updated. You will always find the latest version of the Privacy Policy here on our website.

Privacy Policy for Customer, Supplier or Cooperating Partner

Applicable from and including 1 May 2022

We need to process your personal data as a customer, supplier or cooperating partner to enable us to offer our services. We at Copyswede care about your personal privacy and it is important to us that you understand how we process your personal data. The purpose of this Privacy Policy is to inform you about what personal data we process, why and how we process it, what rights you have and what responsibility we have for your personal data.

What does ‘personal data’ mean?

‘Personal data’ means all information that can be directly or indirectly attributed to a living natural person. Examples of personal data are name, address, personal identity (ID) number, telephone number and email address.

Who is responsible for your personal data?

Copyswede Ekonomisk Förening, organisation ID number 769602-0036, is the Controller of the personal data processed in Copyswede’s operation.

Our processing of your personal data as a customer, supplier or cooperating partner

What is the purpose of our personal data processing?

If you are a customer, supplier or cooperating partner of Copyswede, we compile the data needed to enable us to maintain our relationship.

What personal data do we compile?

We may compile, for example, the names, roles and contact details of contact persons at customers, suppliers and cooperating partners.

How do we compile the personal data?

We compile personal data directly from you or from your principal.

On what legal grounds do we process your personal data?

Our personal data processing is carried out either to enable us to perform contracts, or considering our legitimate interest in maintaining our relationship with customers, suppliers and cooperating partners.

Disclosure of personal data

We may disclose your personal data to a third party if this is required to enable us to fulfil our contracts or because of legal obligations. One example is when we share data with our cooperating organisations in order to be able to administer levies for rightholders. In this case, the third party is also the Controller. We may also disclose data to government authorities (the police, the Swedish Tax Agency or other public authorities) if we are obliged to do so according to law.

We also have suppliers that process personal data on our behalf and in accordance with our instructions. This may be, for example, companies that provide the necessary operation of technical support and maintenance of our IT systems. These suppliers are contractually bound not to use your personal data for any purpose other than to provide the agreed service on the terms and conditions specified by us and in compliance with applicable laws and rules. We are then still the Controller.

Disclosure of personal data to third countries

Personal data may be transferred to a third country if this is required to enable Copyswede to perform its legal obligations or undertakings in relation to rightholder organisations.
All such transfers are carried out with a level of protection adapted to the situation and pursuant to GDPR.

How do we protect your personal data?

We protect your personal data via various security measures in our work processes and technical solutions. Only those employees who actually need to process your personal data have access to it.

For how long do we save your personal data?

We do not save your personal data for longer than is necessary to fulfil any of the purposes for which the personal data has been compiled, or to comply with laws or ordinances, the request of the supervisory authority or a court order. We clear data on an ongoing basis that is no longer needed for any of the above reasons.

What are your rights?

You have a number of rights relating to our processing of your personal data in accordance with applicable personal data legislation.

Right to know who is processing what, and why

You have the right to receive information about how your data is being processed. This includes information about:

• for how long we are saving your data,
• with whom we may share your data,
• your basic data protection rights,
• your information being transferred outside the EU,
• your right to lodge a complaint,
• how to withdraw your consent, if you have given it.

Right to have access to your data

You have the right to have access to the data we have about you free of charge.

Right to object

If we process your personal data without your consent, you have the right to object to this processing. In order to do this, you must specify the processing to which you are objecting. For us to be able to continue such processing, we must demonstrate that there are compelling legitimate reasons for the personal data being processed which override your interests.

Right to rectify your data

If you believe that our data about you is inaccurate or incomplete, you have the right to request that it is rectified.

Right to have data erased and ‘to be forgotten’

If we have requested your consent to process your data, you can ask us to stop processing it by withdrawing your consent. If we do not have any other legal reasons for the processing, we will cease the processing. You can ask for your personal data to be erased if we do not have any legal grounds for processing the data.

Restriction of data

You have the right to request that our processing of your personal data is restricted so that it may only be processed for certain limited purposes. You can request restriction:

• if you have contested that the data is accurate, for the period during which this is being investigated,
• if the processing is unlawful and you oppose the erasure of the personal data and request the restriction of its use instead,
• if we no longer need the personal data for the purposes of the processing, but it is required by you for the establishment, exercise or defence of legal claims,
• pending the verification of whether it is your or our legitimate grounds that are overriding in the case of an objection to the processing.

Where the processing has been restricted in accordance with an item above, we may only, with the exception of storage, process the data for the establishment, exercise or defence of legal claims or for the protection of the rights of another party or if you have given your consent.

Right to move your data

You have the right to ask to have the personal data relating to you and that you have provided to us transferred to another Controller if our right to process your data is based on your consent or the performance of a contract with you. This applies where the transfer is technically feasible and can be carried out by automated means.

Contact

You can contact us by email at [email protected] or by telephone on +46 (0)8-545 667 00 if you have any questions or comments, or if you wish to exercise your rights. You can also write to ‘Dataskydd’ (Data Protection), Copyswede, Alströmergatan 12, 112 47 Stockholm, Sweden.

Complaints

You can lodge a complaint with us or with the Swedish Authority for Privacy Protection if you consider that your personal data is being processed in violation of applicable law.

Privacy Policy for Rightholders

Applicable from and including 1 May 2022

We need to process your personal data as rightholders to enable us to offer our services. We care about your personal privacy and it is important to us that you understand how we process your personal data. The purpose of this Privacy Policy is to inform you about what personal data we process, why and how we process it, what rights you have and what responsibility we have for your personal data.

What does ‘personal data’ mean?

‘Personal data’ means all information that can be directly or indirectly attributed to a living natural person. Examples of personal data are name, address, personal identity (ID) number, telephone number and email address.

Who is responsible for your personal data?

Copyswede Ekonomisk Förening, organisation ID number 769602-0036, is the Controller of the personal data processed in Copyswede’s operation.

Our processing of your personal data as a rightholder

What is the purpose of our personal data processing?

If you are a rightholder, we will compile the information needed to enable us to distribute and pay out copyright levies to you. The data may also be used to manage and develop our processes and IT systems.

What personal data do we compile?

The personal data we compile includes, among other things, name, personal identity (ID) number, contact details, contributions to productions, levies and any companies to which levies are being paid.

How do we compile the personal data?

We compile personal data directly from you, for example, when we request a contract showing that you were involved in a film or television production. We also obtain data about you from various public registers, such as IMDB, the Swedish Film Database or from credits for programmes to which you have contributed. We can also obtain data about your contributions to productions from producers, television companies and Copyswede’s member organisations.

On what legal grounds do we process your personal data?

Our personal data processing is necessary to enable us to perform our legal obligations, for example, to enable us to pay out levies and manage rights in accordance with the Act on Collective Management of Copyright, and also to comply with tax legislation and perform the requirement to maintain accounting records.

Disclosure of personal data

We may disclose your personal data to a third party if this is required to enable us to fulfil our contracts or because of legal obligations. One example is when we share data with our cooperating organisations in order to be able to administer levies for rightholders. In this case, the third party is also the Controller. We may also disclose data to government authorities (the police, the Swedish Tax Agency or other public authorities) if we are obliged to do so according to law.

We also have suppliers that process personal data on our behalf and in accordance with our instructions. This may be, for example, companies that provide the necessary operation of technical support and maintenance of our IT systems. These suppliers are contractually bound not to use your personal data for any purpose other than to provide the agreed service on the terms and conditions specified by us and in compliance with applicable laws and rules. We are then still the Controller.

Disclosure of personal data to third countries

Personal data may be transferred to a third country if this is required to enable Copyswede to perform its legal obligations or undertakings in relation to rightholder organisations.
All such transfers are carried out with a level of protection adapted to the situation and pursuant to GDPR.

The special safeguards that Copyswede applies in the case of a transfer of personal data to a third country are:

• When the European Commission has decided that a country outside the EU/EEA ensures an adequate level of protection. What is meant by an ‘adequate level of protection’ is that the country imposes adequate protection for personal data corresponding to that offered by GDPR. This means that personal data can be transferred to the country in the same way as a country within the EU/EEA.The following is a list of the countries that the European Commission has decided have an adequate level of protection.
• If the third country is not deemed to have an adequate level of protection, Copyswede will enter into binding standard contractual clauses (SCC), which have been decided by the European Commission. This generally means that if Copyswede enters into a contract that includes standard contractual clauses with a country outside the EU/EEA, the transfer of personal data to the party to the contract in that country is permitted.You can find out more about standard contractual clauses here. Here you can download Q&A about standard contractual clauses. 

How do we protect your personal data?

We protect your personal data via various security measures in our work processes and technical solutions. Only those employees who actually need to process your personal data have access to it.

For how long do we save your personal data?

We do not save your personal data for longer than is necessary to fulfil any of the purposes for which the personal data has been compiled, or to comply with laws or ordinances, the request of the supervisory authority or a court order. We clear data on an ongoing basis that is no longer needed for any of the above reasons.

What are your rights?

You have a number of rights relating to our processing of your personal data in accordance with applicable personal data legislation.

Right to know who is processing what, and why

You have the right to receive information about how your data is being processed. This includes information about:

• for how long we are saving your data,
• with whom we may share your data,
• your basic data protection rights,
• your information being transferred outside the EU,
• your right to lodge a complaint,
• how to withdraw your consent, if you have given it.

Right to have access to your data

You have the right to have access to the data we have about you free of charge.

Right to object

If we process your personal data without your consent, you have the right to object to this processing. In order to do this, you must specify the processing to which you are objecting. For us to be able to continue such processing, we must demonstrate that there are compelling legitimate reasons for the personal data being processed which override your interests.

Right to rectify your data

If you believe that our data about you is inaccurate or incomplete, you have the right to request that it is rectified.

Right to have data erased and ‘to be forgotten’

If we have requested your consent to process your data, you can ask us to stop processing it by withdrawing your consent. If we do not have any other legal reasons for the processing, we will cease the processing. You can ask for your personal data to be erased if we do not have any legal grounds for processing the data.

Restriction of data

You have the right to request that our processing of your personal data is restricted so that it may only be processed for certain limited purposes. You can request restriction:

• if you have contested that the data is accurate, for the period during which this is being investigated,
• if the processing is unlawful and you oppose the erasure of the personal data and request the restriction of its use instead,
• if we no longer need the personal data for the purposes of the processing, but it is required by you for the establishment, exercise or defence of legal claims,
• pending the verification of whether it is your or our legitimate grounds that are overriding in the case of an objection to the processing.

Where the processing has been restricted in accordance with an item above, we may only, with the exception of storage, process the data for the establishment, exercise or defence of legal claims or for the protection of the rights of another party or if you have given your consent.

Right to move your data

You have the right to ask to have the personal data relating to you and that you have provided to us transferred to another Controller if our right to process your data is based on your consent or the performance of a contract with you. This applies where the transfer is technically feasible and can be carried out by automated means.

Contact

You can contact us by email at [email protected] or by telephone on +46 (0)8-545 667 00 if you have any questions or comments, or if you wish to exercise your rights. You can also write to ‘Dataskydd’ (Data Protection), Copyswede, Alströmergatan 12, 112 47 Stockholm, Sweden.

Complaints

You can lodge a complaint with us or with the Swedish Authority for Privacy Protection if you consider that your personal data is being processed in violation of applicable law.