Vad är förenklad redovisning och vilka kan göra det?

Huvudregeln är att företag som säljer produkter som omfattas av privatkopieringsersättning redovisar sin försäljning månadsvis i enlighet med Branschavtalet. I avtalet ges dock även möjlighet till att göra en förenklad redovisning varje kvartal om det redovisande företaget uteslutande säljer sina produkter B2B, det vill säga till slutkunder vilka använder produkterna inom sina egna yrkesmässiga verksamheter. I de fall det redovisande företaget även säljer mobiler ska dessa redovisas varje månad – även om försäljning av dessa sker i enlighet med de krav som gäller för att tillämpa proffsundantaget (se nedan).

Företag som säljer mobiler B2B redovisar då denna försäljning månadsvis medan övriga produkter som säljs med stöd av proffsundantag omfattas av den förenklade kvartalsredovisningen.

Rutiner för försäljning av mobiltelefoner B2B

All försäljning av mobiltelefoner ska enligt Branschavtalet redovisas månadsvis till Copyswede. Det gäller även företag som säljer mobiltelefoner för användning inom företag, myndighet, skolor med flera. Om försäljning av mobiltelefoner ska undantas från privatkopieringsersättning ska företaget som säljer dessa kunna presentera intyg, skrivna policys, personalhandböcker eller liknande, som dokumenterar att privatkopiering inte är tillåten på de mobiltelefoner slutkunden köper.

Det handlar alltså om en uttrycklig och för användaren bindande policy som förbjuder privat bruk. Sådan dokumentation ska, för varje försäljningstillfälle där undantag begärs, skickas in till Copyswede på mejladress intyg@copyswede.se

Redovisa förenklat i e-redovisningssystemet

Förenklad redovisning görs en gång per kvartal i Copyswedes e-redovisningssystem – företaget behöver vara registrerat för kvartalsredovisning för att detta alternativ ska komma upp. Om inte den förenklade redovisningen kommer upp som alternativ vid inloggning i redovisningsportalen behöver företaget meddela Copyswede att företagets försäljning sker med stöd av proffsundantaget. Detta görs enklast via mejl till eredovisning@copyswede.se.

Årlig sammanställning av antalet produkter

En registrerad återförsäljare som lämnar förenklad redovisning varje kvartal ska en gång om året, för varje enskild kategori produkter som omfattas av privatkopieringsersättningen, skicka in uppgift om antalet produkter som sålts vidare under det gångna kalenderåret. (Se Branschavtalet Bilaga 5, punkten 10).